Trotz fortschreitender Digitalisierung werden Dokumente oftmals noch immer ausgedruckt, manuell unterzeichnet, gescannt und weiterverarbeitet. Um diesen aufwändigen Prozess zu vereinfachen und beschleunigen, bietet Optimal Systems Österreich nun exklusiv in Österreich die Handysignatur von A-Trust, die im Dokumentenmanagement-System enaio integriert ist und sich besonders einfach bedienen lässt. „Die rechtssichere und kostengünstige digitale Signatur von A-Trust hat sich in der Praxis bewährt und steht nun allen österreichischen Anwendern direkt in enaio zur Verfügung. Über die integrierte Applikation wird das Signieren von Dokumenten deutlich vereinfacht und dabei Aufwand und Papier eingespart“, erklärt Markus Poller, Geschäftsführer von Optimal Systems Österreich.
Einfach, bewährt und kostengünstig
Im Vergleich zu komplexeren elektronischen Signaturen bietet die integrierte Lösung von A-Trust eine besonders einfache und kosteneffiziente Möglichkeit, einzelne Dokumente (z.B. Verträge) digital zu unterzeichnen. Außer der einmaligen Integration in das ECM-System enaio fallen – im Gegensatz zu umfassenderen Signaturlösungen – keine weiteren Kosten an. Das auf Zwei-Faktor-Authentifizierung basierende System ist fälschungssicher und praxisbewährt bereits in vielen Bereichen im Einsatz. Aktuell sind österreichweit mehr als 2,9 Millionen User bei der Handysignatur registriert. A-Trust findet bei digitalen Anwendungen wie Bürgerkarte, Grüner Pass oder FinanzOnline Verwendung. „Das Marktpotenzial ist enorm, denn viele Unternehmen signieren auch heute noch manuell“, stellt Poller fest.
Direkt im ECM signieren
Im Dokumentmanagement-System enaio ist das digitale Unterzeichnen besonders einfach und benutzerfreundlich. Dokumente in Workflows oder Trefferlisten lassen sich nun per Klick auf den Button „Signieren“ elektronisch unterschreiben. Dabei vereinfachen eine Datei-Vorschau und Platzierung der digitalen Signatur den Prozess wesentlich. Zusätzlich sind Grafiken zur Signatur einstellbar. Die Bestätigung der digitalen Unterschrift erfolgt mittels A-Trust-Handysignatur. Danach steht die digital signierte Datei sofort im ECM zur weiteren Verwendung bereit. Neben A-Trust bietet Optimal Systems auch Signaturlösungen wie DocuSign, Mentana, SecSigner, Governikus und SecCommerce, die sich insbesondere für größere Mengen an zu zeichnenden Dokumenten, etwa per Stapelverarbeitung, eignen.
Über enaio
Als flexible All-In-One-Lösung bildet enaio alle Business-Anforderungen rund um die Organisation von Informationen im Unternehmen oder in der Verwaltung ab. Modular aufgebaut, basierend auf Templates und nahtlos integrierbar in bestehende IT-Infrastrukturen, optimiert die Lösung die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit. enaio unterstützt die digitale Transformation durch elektronische Akten zur zentralen Verwaltung und automatisierten Ablage von Dokumenten. Praktische Workflows fördern die Zusammenarbeit und bilden die Basis für ein modernes, unternehmensweites Informationsmanagement. Die Lösung hilft Zeit und Papier einzusparen und steigert zugleich die Servicequalität.
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Die 1991 gegründete OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Berlin entwickelt und vertreibt Enterprise Content Management (ECM) Lösungen für das Informationsmanagement. Als eigenständige Unternehmensgruppe und Teil des weltweit agierenden Kyocera Konzerns beschäftigt OPTIMAL SYSTEMS über 500 Mitarbeiter an 16 Standorten. Neben Gesellschaften in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Serbien arbeitet die Unternehmensgruppe weltweit mit über 75 Vertriebs- und Kooperationspartnern zusammen, zum Beispiel NTT DATA Business Solutions, NetApp, adesso, IBM und SAP. Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe ist langjähriger Microsoft GOLD Partner und liefert durch ihre leistungsfähigen Softwareprodukte die zukunftsfähige Basis für den Digital Workplace. Mithilfe der umfassenden Enterprise Content Management Software enaio kann Unternehmenswissen effizient strukturiert, transparent verwaltet und revisionssicher archiviert werden. enaio bietet über 100 bewährte Fachlösungen für fast jeden Geschäftsbereich.
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