Media Asset Management – Medien effizient verwalten

Kaum eine Marketingkampagne kommt heute ohne Bilder, Videos oder Podcasts aus. Die eingesetzten Medien sind bunt und vorzugsweise bewegt, brauchen dadurch jedoch einiges an Speicherplatz. Speziell Videos, die durch die Verbreitung digitaler Technologien wesentlich billiger und schneller produziert werden können, sind immer öfter das Mittel der Wahl, wenn es um Produkt- und Imagewerbung geht. Damit steigt aber, neben der Anzahl und Größe der Mediendateien, vor allem der Verwaltungsaufwand. Langwieriges Suchen und Bearbeiten von Media Assets kostet Zeit und verursacht damit Kosten. Wie aber lassen sich diese Prozesse vereinfachen und effizienter gestalten?

Zentrale Erfassung von Media Assets

Ein leistungsfähiges Media Asset Management (MAM) System verwaltet zentral Mediendateien aller Formate, wie Fotos, Audio- und Videofiles, aber auch PDF- und Textdokumente, findet Files rasch und stellt sie zuverlässig in optimierter Form bereit. Sämtliche damit verbundenen Arbeitsabläufe – etwa Upload, Bearbeiten, Beschlagworten, Kontrollieren, Archivieren, Auffinden oder Versenden von Medien – werden automatisiert und vermindern den Aufwand.

Flexible Lösung

Idealerweise bildet ein MAM-System den gesamten Lebenszyklus der einzelnen Media Assets lückenlos ab, etwa von der Planung eines Foto-Shootings bis zu den fertigen Drucksorten. Dabei sollte auch das Order Management, also die Planung der Foto- und Filmaufnahmen inklusive der Verwaltung von Fotografen und Kameraleuten, in die Software integriert sein. Wesentlich ist, dass man Medien direkt im System komfortabel bearbeiten und in andere Formate umwandeln kann. Für hohe Investitionssicherheit muss die Lösung auch flexibel genug sein, um bei Erweiterungen mit dem Unternehmen mitwachsen zu können. Sobald mehrere Mitarbeiter mit dem MAM-System arbeiten, sollte es eine Benutzerverwaltung mit integriertem Berechtigungsmanagement sowie ein übersichtlich gestaltetes Reporting bieten.

Nahtlose Integration in Unternehmensprozesse

Das beste MAM kann nur so gut funktionieren wie die Prozesse, in die es im Unternehmen eingebunden wird. Dabei ist entscheidend, woher die benötigten Assets kommen, wofür sie verwendet werden und welche Parameter mittransportiert werden sollen. Vorhandene Dateiformate, Qualitäten, Farbprofile oder Metadaten wie Nutzungsrechte, Beschreibungen und Schlagwörter spielen für die künftig automatisierten Abläufe eine wichtige Rolle. Ein MAM-Anbieter analysiert aus diesem Grund zuerst die unternehmensinternen Prozesse und deckt in Zusammenarbeit mit dem Kunden dysfunktionale Gegebenheiten auf.

Einfach zu bedienende Grundfunktionen

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Benutzerfreundlichkeit. In Zeiten kleiner werdender Marketing- und Kreativabteilungen soll eine Software möglichst alles können, dabei aber ohne spezielle Vorkenntnisse von den Mitarbeitern bedienbar sein. Deshalb muss MAM verschiedensten Anforderungen – vom High-End- bis zum „user-generatedcontent“-System – gerecht werden. Eine gute Lösung ermöglicht beispielsweise einfaches Schneiden von Videos und rasches Bearbeiten von Fotos, ohne dass man eine fachspezifische Ausbildung benötigt. Beispielsweise transcodiert das System automatisch einen gewünschten HD-Filmausschnitt in geringere Qualität, um ihn für eine PowerPoint-Präsentation zu verwenden.

Tools auch für Profis

Gleichzeitig sollte das System aber auch erweiterte Funktionen für Profis, z.B. Fotografen oder Grafiker, beinhalten. Ein leistungsfähiges MAM-System beansprucht dazu immer nur so viele Ressourcen wie unbedingt nötig, bietet aber gleichzeitig sämtliche Optionen, um die Mediendateien dem jeweiligen Einsatzzweck (wie PowerPoint, Web oder Print) optimal anzupassen.

Media Assets in der Praxis

Wir selbst verwenden bereits seit Jahren unsere „Mediathek“, um Bilder, Dokumente, Videos und Audio-Dateien den Medien, aber auch Partnern und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Dank der intelligenten Thesaurus-Suche des Systems findet man rasch zu den gesuchten Media Assets, die sich dann übersichtlich darstellen und in unterschiedlichen Formaten für Versand, Druck oder Internet bereitstellen lassen. Damit lassen sich beispielsweise digitale Pressemappen erstellen, die per Download-Link an Journalisten versendet werden können. Aber auch die nützlichen Bildbearbeitungswerkzeuge sowie die übersichtliche Ablage erleichtern den Arbeitsalltag enorm.

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